Contractbeheerder

Een contractbeheerder in de techniek is voornamelijk bezig met - de naam zegt het al - contracten beheren. Deze contractbeheerder ziet erop toe dat alle afspraken uit het contract worden nageleefd. Daarnaast zorgt deze persoon ervoor dat de gegevens in de contracten compleet zijn en dat de gegevens goed bewaard worden. Dit is essentieel voor de momenten waarop deze gegevens of eventuele contracten worden opgevraagd. Opdrachtgevers (eindgebruikers van het pand) maken afspraken met onderhoudspartijen, waarbij dit wordt vastgelegd in een contract. De contractbeheerder is hierbij het aanspreekpunt voor de opdrachtgever.

In deze functie beheer je contracten. Het stukje beheren houdt in dat je ervoor zorgt dat het contract compleet is en de administratie hiervan op orde. Dit is voornamelijk digitaal maar het kan zijn dat er ook gegevens fysiek bewaard moeten worden. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het verlengen van contracten en dit op tijd door te geven aan de teammanager contractbeheer. De teammanager zal er dan weer voor zorgen dat er een nieuw contract wordt opgesteld. Hierbij is toekomstgerichte expertise uit het team van groot belang. In de functie van contractbeheerder zul je dus niet de persoon zijn die het contract verlengd of beëindigd, maar die het op tijd doorgeeft aan de juiste persoon. Ook ben je op de hoogte van de afspraken die gemaakt zijn en of deze worden nageleefd. Plannen en organiseren is een groot deel van je werk en je houdt de voortgang daarbij nauwlettend in de gaten.

Aan wat voor contracten moet je precies denken? Dit ligt aan de branche waarin je werkt. Dit kunnen bijvoorbeeld facilitaire contracten, arbeidscontracten, leveranciers contracten, huurcontracten, onderhoudscontracten zijn.

Als contractbeheerder ben je ook verantwoordelijk voor het beantwoorden van de vragen van klanten over de verschillende contracten en je voorziet stakeholders van de nodige informatie. Ook komt het voor dat je opdrachtgevers adviezen moet geven over bepaalde contracten en dat je deze goed moet onderbouwen. Daarnaast behoort het verzamelen en verwerken van financiële en administratieve gegevens voor de contractadministratie ook tot jouw werkzaamheden. Het team contractbeheer begeeft zich vaak in een dynamische omgeving, waar je regelmatig snel moet schakelen om te kunnen voldoen aan de wensen en waar een zakelijke benadering belangrijk is. Je schakelt dan vaak met klanten, leveranciers, maar ook collega's behoren tot de stakeholders waar jij mee in contact staat.