Coördinator directie- en managementsecretariaat

Introductie

Voor het cluster inkomen van de gemeente Amsterdam zijn wij voor 32 - 36 uur per week op zoek naar een coördinator directie- en managementsecretariaat. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

Bij de directies Werk, Participatie en Inkomen (WPI) werken 2000 professionals die denkend vanuit de toegevoegde waarde voor Amsterdammers, dienstverlening op maat leveren. Inkomensconsulenten, klantbegeleiders Werk, handhavers, jobcoaches en schuldhulpverleners werken multidisciplinair en gebiedsgericht samen aan de opgaven die spelen binnen de verschillende stadsdelen. Ter realisatie van de doelstellingen van de nauw samenwerkende directies is het van belang om zo wendbaar mogelijk te blijven in het krachtenveld van onder andere de telkens wijzigende regelgeving, veranderende doelgroepen en aanscherpende wensen van het bestuur in combinatie met de ontwikkelingen en mogelijkheden van de technologie en de gekozen samenwerkingen.

Functieomschrijving

Het secretariaat ondersteunt de directeuren en het management van de afdeling Beleid&Kwaliteit en draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Maar er ligt veel werk en daardoor komt de vaste bezetting niet toe aan het ontwikkelen en implementeren van verbeteringen. Om deze reden is besloten om een coördinator aan te stellen die juist primair verantwoordelijk wordt voor een efficiënte en effectieve inrichting van alle secretariële processen.

Werkzaamheden

• Je faciliteert in opdracht van het teammanagement de inhuur van extern personeel, administreert de afspraken met de mantel- en marktpartijen en bewaakt de termijnen voor verlenging en beëindiging.
• Je levert de financieel adviseur informatie en gegevens over de (prognose van) externe inhuur om de relevante budgetten te kunnen ramen en bewaken. Je zorgt voor een helder en vloeiend in- en uitstroomproces van nieuwe medewerkers (m.u.v. het vakinhoudelijk inwerken). Je maakt werkwijzen en methoden binnen de directie efficiënt en effectief. Bewaakt daarbij de kwaliteit van het resultaat en neemt maatregelen ter verbetering. Je draagt zorg voor het beschrijven van relevante administratieve processen van de afdeling met de daarbij horende werkinstructies. En zorgt voor heldere afspraken met alle ‘gebruikers’ van de diensten van het secretariaat.
• Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan de teammanager Vakmanschap en Bedrijfsvoering. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf tenminste de besproken risico’s per email. Je neemt verantwoordelijkheid om te zorgen dat de betrokkenen op elk niveau telkens tijdig en volledig zijn geïnformeerd.

Functie-eisen

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, dit blijkt uit een gevolgde opleiding op gebied van management. Certificaat of diploma wordt gecontroleerd bij een eventueel gesprek;
• Je hebt een opleiding of training op gebied van projectmanagement afgerond, dit blijkt uit certificaat of uit het cv dat wordt gecontroleerd bij een eventueel gesprek;
• Persoonlijke motivatie van max 1 A4;
• Je hebt een training gericht op inzicht in een bestuurlijke organisatie afgerond dit blijkt uit certificaat of uit het cv dat wordt gecontroleerd bij een eventueel gesprek;
• Je hebt recente, aantoonbare (5 van de afgelopen 7 jaar) werkervaring als leidinggevende van een (directie-)secretariaat met meer dan drie medewerkers;
• Je hebt bij recente werkervaring (afgelopen 3 jaar) met iBabs;
• Je hebt bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van vergaderingen op niveau directie in het Engels en Nederlands;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als eindverantwoordelijke voor de diverse aspecten van de administratief/financiële en facilitaire zaken behorende bij de een secretariaat;
• Je bent minimaal 3 dagdelen fysiek aanwezig op het stadskantoor Amstel 1, bereid en in staat om ook naar andere locaties van de gemeente te reizen.

Wensen:

• Je beschikt bij voorkeur over goede kennis van de Engelse taal;
• Je toont bij voorkeur op het cv over een periode van minimaal tien jaar diverse werkervaring EN in de profit, EN in de not-for-profit;
• Je beschikt bij voorkeur over kennis van/ervaring met interne audit;
• Je kan bij voorkeur direct kunnen starten met infaseren. Er zijn geen vakantieplannen van langer dan 10 dagen gepland tussen nu en medio december 2024.