Informatieadviseur

Introductie

Voor de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (voorheen Bijzondere Projecten) bij de gemeente Amsterdam zijn wij voor 24 - 36 uur per week op zoek naar een informatieadviseur. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

De Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (voorheen Bijzondere Projecten) werkt aan complexe, risicovolle opgaven, zoals de energietransitie en de bereikbaarheid van de regio Amsterdam. Zij hebben focus, zijn experts in maatwerk en zijn resultaatgericht. Daarbij zijn ze altijd op zoek naar innovatieve, toekomstbestendige oplossingen. Kenmerkend is dat ze open zijn over het proces en bereid zijn om van gebaande paden af te wijken. Bij de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie werken 175 enthousiaste collega’s.

De organisatie is verantwoordelijk voor de coördinatie van de voorbereiding en uitvoering van diverse infrastructurele en energietransitie projecten in de regio Amsterdam. Vanuit de stafafdeling ICT/IV wordt het informatiemanagement in deze projecten ondersteunt.

Functieomschrijving

De informatieadviseur zal de teams van de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie, adviseren over het informatiemanagement van hun project. Doel is informatie zo effectief (volgens de regels én volgens de wensen van het team) en zo efficiënt mogelijk (de best mogelijke werkafspraken) te verwerken. De Informatieadviseur zal zelf ook meehelpen in de uitvoering van het informatiebeheer. De informatieadviseur adviseert tevens over verbeteringen in IT en informatiebeheer. Onder andere door het in kaart brengen en realiseren van (nieuwe) informatiebehoeften/oplossingen vanuit (werk)processen.

Werkzaamheden

• Controleren en vormgeven van de digitale dossiers in overleg met andere informatieadviseurs, de projectleider informatiebeheer en met de inhoudelijk verantwoordelijke medewerker(s) van het team/afdeling;
• Verstrekken van informatie en fungeren als vraagbaak / eerste aanspreekpunt op het gebied van informatiemanagement (technologie, beveiliging en beheer) van een team of afdeling;
• Trainen van nieuwe teamleden in samenwerking met onder andere Functioneel Beheerders rond het juist opslaan en registreren van documentatie (on-the-job of klassikaal);
• Beschrijven van afdelingsspecifieke werkafspraken passend binnen de kaders van het informatiebeheerplan van de directie Bijzondere Projecten (BP);
• Motiveren van medewerkers tot goed informatiemanagement;
• Ondersteunen / adviseren van managers/projectleiders bij het informatiebeheer van hun project;
• Verantwoordelijk voor een goede begeleiding en advisering op gebied van informatietechnologie en informatiebeheer;
• Verantwoordelijk voor het geven van een juiste vertaling van de opgestelde beleidsdocumentatie naar de praktische afdelingsspecifieke werkwijze(n);
• Verantwoordelijk voor het op de hoogte houden van de stand van zaken aan de manager ICT/IV én projectleider informatiebeheer;
• Goede samenwerking met de andere informatieadviseurs.

Functie-eisen

• Je bent in het bezit van een erkende HBO diploma;
• Persoonlijke motivatie van max 1 A4;
• Je hebt tenminste 2 jaar aantoonbare ervaring met implementatie en gebruik van digitale documentmanagementsystemen (Decos Join en/of MS SharePoint ervaring);
• Je beschikt over een mobiele telefoon en laptop (met USB-C);
• Je hebt aantoonbare praktijkervaring met informatiemanagement bij diverse projectmanagementmethodes, zoals IPM, Prince2 of AgilePM.

Wensen:

• Je hebt aantoonbare praktijkervaring met informatiemanagement bij diverse projectmanagementmethodes, zoals IPM, Prince2 of AgilePM;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het werken in het informatiemanagement van een (bouw)ontwerp- en realisatieproces;
• Je hebt aantoonbare ervaring met informatiemanagement van project- en assetmanagement;
• Je hebt aantoonbare ervaring met Informatietechnologie (IT tools) in uitvoeringsprojecten praktisch implementeren en beheren;
• Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met implementatie en ondersteuning van het gebruik van documentmanagementsystemen, met name Decos Join of MS SharePoint;
• Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met Archiefrichtlijnen en relevante wetgeving informatiebeheer kennen en kunnen toepassen in bouwprojecten;
• Je hebt aantoonbare ervaring in Informatiemanagement rol binnen infrastructurele/energie projecten met grotere omvang (aanbestedingswaarde groter dan 10 miljoen euro).