Inkoopondersteuner / contractbeheerder

Introductie

Voor het onderdeel Financiën en Inkoop van de gemeente Amsterdam zijn wij voor 32 - 36 uur per week op zoek naar een inkoopondersteuner / contractbeheerder. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. 

De opdrachtgever(s)
Ze willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. Ze koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor de organisatie én de stad. Ze streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Wist je dat wij jaarlijks voor € 3 miljard inkopen? Inkopen in Amsterdam is inkopen met invloed. Met het geld dat zij uitgeven willen ze bijdragen aan de maatschappij en een voorbeeld stellen voor andere organisaties. Wat de inkooporganisatie nog meer bijzonder maakt, is dat ze verspreid zitten door de organisatie. Elke afdeling heeft een eigen sfeer, werkwijze en inkoopdomein. Jij komt te werken in de afdeling Tijdelijke Externe Inzet. Hier werk je samen met 60 collega’s. Een fijn team met een goede sfeer. Iedereen helpt elkaar en voor jou als nieuwe collega staan er een buddy en een onboardingsprogramma klaar. Zodat je je zo snel mogelijk thuis voelt bij ons. Tussen 15 december 2024 en 6 januari 2025 kan er geen vakantie worden opgenomen.

Functieomschrijving

In de functie van inkoopondersteuner en contractbeheerder ben je samen met jouw collega het ‘cement’ van de afdeling Tijdelijke Externe Inzet. Met jouw inhoudelijke, logistieke en organisatorische support draait de afdeling goed en kunnen ze in Amsterdam innovatief, sociaal en duurzaam inkopen. Je werkt in het voorportaal van de afdeling, waardoor je contact hebt met collega’s vanuit de hele gemeente. Al hun verzoeken met betrekking tot inkoop en contracten voor externe inhuur komen binnen bij jou, in de mailbox of telefonisch.

Als contractbeheerder beoordeel je capaciteitsaanvragen en registreer je overeenkomsten en verlengingen en zorg je voor een goede administratieve afhandeling en contractregistratie in SAP Ariba. Dit is trouwens een greep uit jouw werkzaamheden; er is nog veel meer waarin jij je toegevoegde waarde kunt laten zien. Collega’s van verschillende disciplines de weg wijzen in de veelzijdige inkoopwereld, het externe inhuurproces én het administratief beheer doen van honderden kleine contracten.

Ze zijn momenteel bezig met een migratie naar SAP Ariba waarbij huidig geregistreerde contracten nog verrijkt moeten worden met aanvullende informatie, hier komen je geordende administratieve skills goed van pas.
Je helpt je collega's van het team met jouw kennis en ervaring van SAP Ariba. Een sociale rol in het team: je wordt ingedeeld in een cluster van de organisatie maar daarnaast werk je ook team overschrijdend en help je je collega's in andere teams wanneer zij het druk hebben.

Werklocatie is in Amsterdam op de Stopera, evt thuiswerken in overleg.

Werkzaamheden

Je begint met het checken van de mailbox en pakt de opdrachtbevestigingen op die voor jouw team zijn en beantwoord de vragen die over jouw opdrachten gaan. Vervolgens ga je aan de slag met het afhandelen van de verzoeken.
De collega's werken in teams voor verschillende directie en overleggen veel met elkaar. Zo heb jij snel een beeld van wie het druk heeft – en je dus moet ontzorgen – en wie je juist blij kunt maken met een leuke klus die zojuist is binnengekomen.
Het wordt erg gewaardeerd wanneer je actief meedenkt om het proces te versimpelen en hierover updates te geven die ze in de organisatie kunnen communiceren.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt NEVI 1 of gelijkwaardige opleiding;
• Persoonlijke motivatie van max 1 A4;
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in inkoop en/of contractbeheer en contractregistratie.

Wensen:

• Je hebt bij voorkeur ervaring met administratie rondom externe inhuur;
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare ervaring met SAP Ariba.