Programmasecretaris

Introductie

Voor Waternet zijn wij voor 16 -24 uur een enthousiaste programmasecretaris voor de Gebiedsopgave Centraal Holland. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

Gebiedsopgave Centraal Holland is een samenwerking van 14 partnerorganisaties die elkaar vinden in een werkorganisatie (circa 35 adviseurs van vanuit alle partners) met verschillende projectgroepen, een directeuren- en bestuurlijk platform. Organisatie van het programma ligt bij de programmamanager (gebiedsopgave) en coördinator (deltaprogramma) met ondersteuning van een managementondersteuner. 

Functieomschrijving

Onlangs is Centraal Holland toegevoegd aan het Nationaal Deltaprogramma. Om dit gebied, waar zo’n 4 miljoen mensen wonen, tot in de verre toekomst vitaal en aantrekkelijk te houden spelen waterveiligheid, zoetwaterbeschikbaarheid en ruimtelijke adaptatie namelijk een cruciale rol. En daar is veel voor nodig. 

In een unieke samenwerking tussen rijk, provincies, gemeenten en waterschappen werken we aan het verbinden van water en ruimte, stellen we een voorkeursstrategie op voor de toekomstige ontwikkeling van het gebied en bouwen we aan een compacte netwerkorganisatie. Om zowel ambtelijk als bestuurlijk te inspireren, te kiezen, te agenderen en te committeren. Alleen hand in hand zijn de opgaven rond water en ruimtelijke ontwikkeling in Centraal Holland op te pakken. 

Rol Programmasecretaris 

Als programmasecretaris ondersteun je Centraal Holland bij diverse organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je werkt nauw samen met de programmamanager en de coördinator Deltaprogramma en de managementondersteuner om te helpen bij het verder opbouwen van de nieuwe organisatie voor de gebiedsopgave. Voor het netwerk van medewerkers ben je een spin in het web voor het soepel laten verlopen van de uitvoerende kant van de organisatie. Kortom, je hebt een belangrijke rol in het team. Voor het programmabureau(tje) verzorg je het stukkenbeheer, de verslaglegging en de rapportagelijn. 

Concreet betekent dit dat: 

In hoog tempo vanuit allerlei hoeken informatie wordt verzameld. Jij zorgt ervoor dat je deze informatie verzamelt, vastlegt in systemen én bij voorkeur ook analyseert zodat de programmamanager en coördinator snel(ler) keuzes kunnen maken. 
Je samen met de deelnemers uit het netwerk werksessies en bijeenkomsten organiseert. 
Er veel afstemming met betrokkenen nodig is (binnen de netwerkorganisatie, maar ook met overige stakeholders). Jij houdt zicht op gemaakte afspraken en bewaakt de informatievoorziening over en weer.
Je ondersteunt bij opstellen van (meerjaren)plannen voor Centraal Holland, met daarin de doelstellingen, aanpak, acties, planning en benodigde financiën en capaciteit.
Je ondersteunt bij het toezien op de voortgang van de uitvoering van de acties uit dit plan volgens planning en waar nodig in overleg met de programmamanager en coördinator zet je vervolgacties uit. 
Je aanspreekpunt bent namens het programma voor administratieve taken (planningen, voortgangsrapportage, afspraken). 
Je ondersteunt bij beheer van het budget. 

Je haalt voldoening uit: 

Je vindt het leuk om in een proactieve, ondernemende, resultaatgerichte omgeving te werken en je houdt van pionieren in een nieuw team. Je houdt van het oplossen van problemen en helpt graag mensen op weg. Het vastleggen van informatie, plannen en organiseren van bijeenkomsten en zorgen dat alles in de organisatie op koers verloopt, geeft jou veel voldoening. Je bent accuraat en werkt gedegen. Je houdt ervan om zelfstandig bezig te zijn en je bent graag in contact met je (netwerk)collega’s waarin jij je eigen verantwoordelijkheid neemt en een dienstverlenende en assertieve houding kan aannemen. Je kan snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een snel veranderende omgeving. Je hebt het vermogen om complexe vragen te vertalen naar concrete acties. 

Functie-eisen

• In het bezit van een relevante HBO opleiding;
• In de afgelopen 3 jaar minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring in project- en/of programma management organisatie;
• Kennis van watersysteemopgaven en/of ruimtelijke ordening, zodat je de coördinerende werkzaamheden snel kan plaatsen en op waarde kan schatten;
• Ervaring met Microsoft 365 (office pakket);
• Kennis van het opstellen van planningen, maken werkstructuren/formats, financiële overzichten en handig met planningstools;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. 

Competenties

1. Proactief, hands-on, zelfstandig, kan omgaan met beperkte vastigheden;
2. Vasthoudend, bestand tegen werk/tijdsdruk, eager om te leren;
3. Gestructureerd, anticiperend, kan overzicht bewaren en nauwkeurig.

Wensen:

• Ervaring binnen een gemeente;
• Ervaring in een hoog dynamische omgeving met meer dan 10+ partijen;
• Aantoonbare ervaring en het vermogen om complexe vragen te vertalen naar concrete acties;
• Ervaring met het opstellen van (meerjaren)plannen, met daarin de doelstellingen, aanpak, acties, planning en benodigde financiën en capaciteit.