Solution architect VMS

Introductie

Voor gemeente Amsterdam zijn we voor 16 - 24 uur per week opzoek naar een solution architect VMS externe inzet. Interesse gewekt? Lees snel verder.

Organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. 

De opdrachtgever(s)

Het Team Tijdelijke Externe Inzet (TEI) van de Gemeente Amsterdam begeleidt het inkoopproces van extern personeel en heeft daarmee een essentiële functie binnen de dienstverlening door de Gemeente Amsterdam. De financiële omvang van het aantal inkoopdossiers dat Team TEI begeleidt bedraagt jaarlijks circa € 350 mln.

Functieomschrijving

Sinds oktober 2023 is het team overgegaan van directie Personeel & Organisatie naar directie Financiën & Inkoop (F&I). Het inkoopproces van Team TEI is momenteel versnipperd over meerdere systemen en er wordt niet uniform gewerkt. Dit leidt tot veel onnodig handmatige handelingen en foutgevoeligheid. De processen zijn beperkt omschreven waardoor er dringend behoefte is aan een doorontwikkeling. Dit met als doel tegemoet te komen aan de dringende vraag van de interne stakeholders om het niveau van de dienstverlening te verhogen. Daarnaast is er behoefte en betere strategische stuurinformatie voor het management van F&I en de directies binnen de gemeente Amsterdam.

Om deze doorontwikkeling te realiseren is een plan van aanpak opgesteld. Het doel is om lijndirecties en GMT te voorzien in hun behoefte aan een betere dienstverlening. Hierin ligt de primaire focus op het optimaliseren van processen, de geleverde dienstverlening en teamontwikkeling. Parallel hieraan wordt in kaart gebracht wat nodig is om de systematische ondersteuning te optimaliseren en de stuurinformatie te verbeteren.

Om deze uitdagingen aan te pakken, wordt een multidisciplinair projectteam samengesteld dat nauw samenwerkt met de teammanager. Het projectteam bestaat uit de teammanager, procesmanager, een systeemanalist en een projectleider. Dit team zal o.a. de processen stroomlijnen, starten met teamontwikkelactiviteiten, het opstarten van een vlootschouw en een systeemintegratie. Dit alles met als doel om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen om zo de interne stakeholders beter te bedienen. Tegelijkertijd wordt er samen gewerkt aan het verlagen van de gepercipieerde werkdruk aan en de algehele medewerkerstevredenheid binnen het TEI.

Als Solution Architect VMS Externe Inhuur ben verantwoordelijk voor het onderzoek naar het best mogelijke VMS systeem dat past bij de behoefte en systemen van de Gemeente Amsterdam, de aanbesteding en de implementatie met een zachte landing van een Vendor Management Systeem (VMS). De systeemoplossing helpt om zowel het proces van capaciteitsbehoefte tot aan facturatie te versimpelen en te versnellen middels 1 SAAS applicatie dat gekoppeld is aan de bestaande systemen (HR-pakket en SAP/Ariba) van de Gemeente Amsterdam.

Dit doe je in nauw overleg met de overige projectteamleden, de teammanager van Team TEI, de procesmanager en de projectleider en andere stakeholders oa vanuit de gebruikerskant. Voor deze opdracht maak je eerst een analyse van de systemen en processen en denk je na over het ontwerp en de doorontwikkeling van de systemen. Je speelt een cruciale rol in het identificeren van systeemproblemen, het voorstellen van verbeteringen en het implementeren van nieuwe oplossingen die de efficiëntie en effectiviteit van het team verhogen.

Je werkt zelfstandig aan deze resultaatopdracht, 

Bestanddelen van de opdracht

• Analyse van het huidige systeemlandschap en identificeren van knelpunten.
• In overleg met de procesmanager en teammanager in kaart brengen van werkprocessen en de bijbehorende systematische ondersteuning.
• Onderzoeken en evalueren van verschillende Vendor Management Systems (VMS) om het meest geschikte systeem voor de organisatie te identificeren.
• Ontwerpen van systeemoplossingen die de samenhang en integratie van verschillende systemen verbeteren.
• Samenwerken met diverse vakdisciplines binnen het i-domein, o.a i-lead, domein Architect, Security officer, privacy officer, Inkoopadviseur, data analist en Functioneel Beheer.
• Samenwerken met externe leverancier om het geselecteerde VMS te implementeren en bestaande systemen te optimaliseren.
• Adviseren op het automatiseren van systemen en processen en juridische aspecten waaronder privacy en cybersecurity.
• Contacten met de (potentiele) gebruikers van het systeem (intake, functioneel beheer, advies, begeleiding)
• Opstellen van systeemdocumentatie.
• Ondersteunen van het team bij het gebruik van nieuwe en bestaande systemen om een soepele overgang te waarborgen.
• Monitoren van systeemprestaties en het implementeren van verbeteringen op basis van feedback en data-analyse.
• Alles wat er verder nodig is om het VMS systeem technisch te realiseren.

Op te leveren resultaten

• Voorbereiding voor systeem en proces vereisten voor aanbesteding VMS systeem Externe inhuur, inclusief een integraal functionerend Dynamisch aankoopsysteem (DAS) op basis van SaaS dienstverlening (Software als Service).
• Geïmplementeerd geautomatiseerde VMS systeem inclusief een ingericht en functionerende DAS.
• Ingericht proces en handleidingen voor inkoop van externe inhuur en trainen van de medewerkers van Team Tijdelijke Externe Inhuur.
• Ingericht rapportage systeem en stuurinformatie.

Verwachte oplevering:

• Oplevering systeemvereisten VMS (zoals hierboven beschreven) voor externe inhuur voor de aanbesteding: Q2- 2025.
• Ingericht VMS systeem met functionerende DAS incl alle werkprocessen, rapportages en ingericht Functioneel Beheer : Q1-2026

Afstemming

• Wekelijkse afstemming met projectleider en opdrachtgever.

Functie-eisen

• Persoonlijke motivatie van max 1 A4;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het inkopen en implementeren van Vendor Management Systemen voor externe inhuur bij publieke organisaties met meer dan 5.000 medewerkers;
• Je hebt aantoonbare ervaring met koppeling VMS systeem met SAP Ariba;
• Je hebt aantoonbare ervaring met inrichten van inkoopprocessen voor externe inhuur;
• Je hebt aantoonbare ervaring met migratie data vanuit bestaande systemen naar nieuw VMS systeem.

Wensen:

• Je hebt bij voorkeur aantoonbare ervaring met wet en regelgeving met betrekking tot externe inhuur;
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare ervaring met inrichten werkinstructies en rapportage's voor VMS systeem;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met data analyse voor inrichting functiehuis inkoopteam.