Strategisch adviseur inkoop ICT

Introductie

Voor de gemeente Utrecht zijn wij voor 24 - 32 uur per week op zoek naar een strategisch adviseur inkoop ICT. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

De gemeente Utrecht besteedt elk jaar ongeveer € 750 miljoen aan verschillende aankopen. Ze kopen allerlei producten en diensten in, zoals personeel, software, bruggen, scholen, zorg, grondonderzoek, maar ook meubels en energie. Door de grote hoeveelheid en verscheidenheid van onze aankopen is het belangrijk dat ze efficiënt werken. Dit betekent dat ze de juiste dingen kopen, die passen bij de behoeften en doelen, zoals duurzaamheid (SR) en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVOI). Als Strategisch Adviseur Inkoop speel jij hierin een belangrijke rol. Voor deze functie zoekt ELLBRU specifiek iemand met kennis en ervaring op het gebied van ICT. Dankzij jouw expertise ben je een verbindende schakel tussen strategie en uitvoering.

Functieomschrijving

Als Strategisch Adviseur Inkoop werk je samen in een team van drie andere Strategisch Adviseurs Inkoop en een Clustermanager. Jouw werk is gebaseerd op het strategisch plan van onze afdeling en je ondersteunt de Manager Inkoop. Je richt je vooral op het organiseren van inkoop en contractbeheer voor de hele organisatie. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het ontwikkelen en vastleggen van verschillende inkoopthema’s die passen bij het beleid, en het verder professionaliseren van de inkoopfunctie. Denk aan thema’s als datamanagement, innovatie, ketensamenwerking, contractbeheer en naleving van regels. Jij bent het aanspreekpunt voor een aantal afdelingen die zich op ICT richten. Je houdt ontwikkelingen in de gaten, denkt mee over strategische inkoopprojecten en zorgt dat de plannen goed worden uitgevoerd binnen deze afdelingen. Het is belangrijk dat je goed samenwerkt met verschillende betrokkenen en een sterk netwerk opbouwt. Je begeleidt zelf geen inkooptrajecten, maar zorgt voor overzicht en coördinatie.

Je taken zijn:

• Concreet houdt dit in dat je als Strategisch Adviseur Inkoop onder andere de volgende doelen en taken hebt:Je bent verantwoordelijk voor een aantal belangrijke dossiers, waaronder:Het uitwerken van de notitie 'in control' in concrete actieplannen om betrouwbare managementinformatie te krijgen.
• Samenwerken met collega's van Financiën om het nieuwe financiële systeem te implementeren.
• Het uitvoeren van de businesscase voor de aanschaf en invoering van een contractmanagementtool voor de hele organisatie.
• Je speelt actief in op actuele onderwerpen, trends en ontwikkelingen binnen de organisatie, de politiek of in het inkoopvak en zorgt dat dit binnen de organisatie wordt opgepakt.
• Je bent een strategische sparringpartner voor je collega's binnen het team en voor medewerkers uit de organisatie.
• Je gebruikt jouw kennis om:De inkoop- en contractmanagementfunctie in de hele organisatie te verbeteren.
• Het kennisniveau te verhogen.
• Bij te dragen aan de organisatiedoelen.
• Je werkt nauw samen met andere strategen binnen de afdelingen Financiën, Inkoop en Juridische Zaken, zodat je ontwikkelingen binnen de organisatie kunt vertalen naar de praktijk en andersom.
• Je advies is ‘integraal’. Je bent het eerste aanspreekpunt voor managers, business controllers, projectleiders, inkoopadviseurs en programmamanagers.
• Je neemt deel aan relevante overleggen over inkoop en contractmanagement binnen de gemeentelijke organisatie en jouw specifieke account.
• Je werkt minimaal twee dagen per week op locatie, of vaker als dat nodig is.
• Je initieert, stuurt en bewaakt de ontwikkelprocessen van de belangrijke inkoopthema’s voor de hele organisatie.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies bij complexe dossiers met veel betrokkenen en/of verschillende belangen. Hierbij houd je rekening met zowel de huidige situatie als de middellange en lange termijn. Dit advies omvat:Het onderzoeken en analyseren van ontwikkelingen of problemen.
• Het ontwikkelen van adviezen en aanbevelingen.
• Het geven van mondeling of schriftelijk advies.
• Het succesvol implementeren van de maatregelen.

Functie-eisen

Om succesvol te zijn in deze rol is het van belang dat je ruime inkoopervaring meebrengt op strategisch niveau. Je bent omgevingssensitief en hebt gevoel voor het werken in een politiek bestuurlijke omgeving. We vinden het belangrijk dat je in staat bent om een breed draagvlak voor je advies of concernbrede ontwikkelingen te creëren. Daarnaast kun je de vakinhoud creatief vertalen naar passende oplossingen voor de organisatie. En haal je energie uit het adviseren op complexe dossiers.

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het werken in de ICT-inkoop op een strategisch niveau, waarbij het een pre is als je hebt gewerkt met implementatie van een financieel pakket of een vergelijkbaar impactvol systeem.
• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding, daarnaast beschik je aantoonbaar over een WO werk- en denkniveau;
• Je hebt een vakgerichte strategische inkoop- of contractmanagement opleiding afgerond;
• Je hebt ervaring met beleidsinitiëring in een politiek bestuurlijke omgeving en/of met het ontwikkelen en vormgeven op concernniveau van theorieën, modellen, doelen, oplossingen en strategieën die richtinggevend zijn voor de organisatie;

Daarnaast herken je je in de volgende competenties/vaardigheden:

1. Samenwerken: op samenwerken gericht, weloverwogen handelen met oog voor de gevolgen van eigen beslissingen of acties op anderen. Daarbij ben je behulpzaam van aard. Je kunt Inkopers/Aanbestedingsexpert /stagiairs/vrijwilligers adviseren, coördineren tot optimale prestaties, groei in hun functie;
2. Stressbestendigheid, tijdens en/of na moeilijke situaties, onder sterke druk, na tegenslagen of kritiek, efficiënt blijven functioneren;
3. Organisatiesensitiviteit, bij het werken in een politiek gevoelige omgeving. Je kunt handelen met oog voor de invloeden en (lang termijn) gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van de gemeente Utrecht en andere stakeholders zoals gemeenten en leveranciers;
4. Innovatief vermogen, Je richt je op originele en vernieuwende oplossingen en voorstellen, bent onderzoekende en nieuwsgierige m.b.t producten, diensten en marktontwikkelingen. Je weet hierbij zaken op een afstand bekijken en ze in hun ruimere context en tijdsperspectief plaatsen. Daarbij kun je conceptueel denken;                                          
5. Strategisch vormgevend, Je kunt zaken op een afstand bekijken, zaken conceptualiseren en ze in hun ruimere context en tijdsperspectief plaatsen. Op basis hiervan formuleer je hoofdlijnen en zet je de lange termijnstrategie uiteen;
6. Inschattingsvermogen, Je kunt handelen met oog voor de invloeden en (lang termijn) gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van de gemeente Utrecht en andere stakeholders zoals gemeenten en leveranciers. Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over organisatorische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren (binnen of buiten gemeente).