Directiesecretaresse

Introductie

Voor de Port of Rotterdam zijn wij voor 36 uur per week op zoek naar een directiesecretaresse. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

Het Havenbedrijf Rotterdam is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Informatie Bestuurlijke Ondersteuning
BO adviseert, faciliteert en ondersteunt de Algemene directie, de Raad van Commissarissen en de Algemene vergadering van Aandeelhouders bij de besluitvorming, besturing, uitvoering en verantwoording.

Functieomschrijving

Je komt tijdelijk het Bestuurlijke Ondersteuning team versterken; je primaire taak zal zijn om de nieuwe COO te ondersteunen en een vliegende start te geven. Als directiesecretaresse bij de Bestuurlijke Ondersteuning zijn je dagelijkse taken zeer veelzijdig:
Complex agendabeheer, het verzorgen van inkomende en uitgaande (mail)correspondentie, het plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, verzamelen van vergaderstukken en vergaderingen notuleren, telefoonafhandeling, het voorbereiden van reizen, waaronder het boeken van chauffeurs, reizen en hotelovernachtingen, reserveren van vergaderzalen, ontvangst van bezoekers, e-mail beheer van meerdere mailboxen.
Het directiesecretariaat ondersteunt samen de directie en de RvC. De secretaresses helpen elkaar in het behalen van deadlines en doelstellingen en kunnen elkaars werkzaamheden onderling opvangen.

In deze functie werk je zelfstandig en in teamverband. Je bent in staat je eigen werk goed uit te voeren en start je dag door zelf te kijken welke dingen je kunt oppakken. Je weet wat er moet gebeuren en signaleert in een oogopslag of je prioriteiten voor de dag moeten wijzigen. Als directiesecretaresse ben jij sterk in plannen. Je zorgt ervoor dat de verschillende agenda’s en planningen realistisch zijn, weet de juiste prioriteiten te stellen en vooruit te denken. Jij bent een collega met een proactieve en constructieve werkhouding. Daarnaast kun je ook goed verwachtingen managen en kun je aangeven wat jij wel en niet kunt oppakken.
Je bent van nature dienstverlenend ingesteld en erop gericht om anderen te ondersteunen in het halen van gestelde doelen en resultaten. Je kunt creatief en oplossingsgericht werken om je collega’s zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen helpen. Iemand die het leuk vindt om samen te werken, maar ook heel zelfstandig kan opereren.

De daadwerkelijke aanvang opdracht is op maandag 6 januari. Echter vinden er voor start opdracht 1 of 2 inwerkdagen plaats. De momenten van deze inwerkdagen kunnen plaatsvinden op: 16 december, 17 december aanvullend in overleg op 2 of 3 januari. 

Functie-eisen

• Je bent fulltime (32/36 uur) beschikbaar;
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 10 jaar relevante werkervaring met managementondersteuning, bij voorkeur directiesecretariaat;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Je hebt ervaring met Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams;
• Je hebt ervaring met SharePoint;
• Je hebt ervaring met iBabs;
• Je hebt ervaring met SRXP;
• Je hebt ervaring met Proactis;
• Je hebt ervaring met SAP 4 Hana.

Competenties:

• Je bent een energieke en verbindende persoonlijkheid;
• Je zorgt voor focus, stelt prioriteiten en zorgt dat werk op tijd en netjes wordt gedaan;
• Je bent veerkrachtig; laat zichzelf niet snel gek maken en kan creatief en oplossingsgericht denken;
• Je bent representatief, service-gericht en behandelt iedereen met respect;
• Je werkt graag samen, en voelt zich verantwoordelijk om met collega’s een goed resultaat neer te zetten;
• Je bent proactief en vindt het leuk om vooruit te denken.