Coördinator bedrijfsvoering huisvesting

Introductie

Voor de afdeling facility services van de HvA en Universiteit van Amsterdam zijn wij voor 38 uur per week op zoek naar een coördinator bedrijfsvoering huisvesting. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

Bij Facility Services beweeg je je in verschillende organisatieculturen van twee toonaangevende Amsterdamse onderwijsinstellingen die professionals en wetenschappers van de toekomst opleiden. Geen dag is hetzelfde. De vraag van de klanten verandert voortdurend, en samen met jou verrassen ze hen graag met oplossingen. Het werk is daardoor afwisselend, mooi en complex. En dat in een lerende omgeving – dat laatste zit in het DNA. Hierdoor kun je je ontwikkelen tot een brede professional en krijg je volop kansen om door te groeien.
 
In deze functie ben je onderdeel van het kernteam van de afdeling Huisvesting. Je gaat werken op het kantoor op de Hogehilweg in Amsterdam-Zuidoost. De metro stopt er voor de deur. De werksfeer is informeel en collegiaal. In overleg, en afhankelijk van je werkzaamheden, werk je wisselend op de Hogehilweg, op de campus of thuis. 

De HvA en de UvA willen een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Amsterdam is rijk aan een verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Die diversiteit zien ze graag terug in het personeelsbestand.

De HvA en de UvA staan hoog in de (internationale) rankings, met vernieuwend en maatschappelijk relevant onderzoek. Daarvoor zetten zij zich bij Facility Services in. Indirect – door te zorgen dat de randvoorwaarden meer dan op orde zijn – en ook direct. Zij leveren namelijk als dienst zelf óók een belangrijke innovatieve en maatschappelijke bijdrage. De speerpunten zijn digitalisering, duurzaamheid, divers talent & inclusie en samenwerken. Regelmatig betrekken ze daar de opleidingen van de HvA en de UvA bij. Werk je vanuit FS aan een project of onderzoek? Ze vinden het geweldig als je daarbij samenwerkt met een onderzoeker, student of stagiair. 

Functieomschrijving

Als coördinator bedrijfsvoering ben jij verantwoordelijk voor de ontwikkeling, verbetering, uitvoering en beheersing van de bedrijfsvoering van de afdeling Huisvesting, onderdeel van de gemeenschappelijke dienst Facility Service van de HvA en UvA. In de samenwerking tussen Afdelingshoofd, Beleidsmanager en Control vertaal jij beleid en visie naar concrete bedrijfsvoering waarvoor jij de (nieuwe) ondersteunende processen ontwikkelt, implementeert en optimaliseert. 

Door jouw ervaring in de vastgoedketen, snap jij hoe de (financiële) mechanieken en inhoudelijke ontwikkelingen in vastgoed werken. Je begrijpt hoe financiële stromen de bedrijfskundige processen definiëren en hoe je deze inzet om tot een maximaal resultaat te komen. Met jouw ervaring en strategisch inzicht breng je tenslotte complexe problemen in kaart en bied je innovatieve oplossingen. Je bent een sparringpartner op tactisch en strategisch niveau en draagt bij aan het succes van de afdeling.

Dit ga je doen:

• Aansturing van de voortgang en doorloop van de huidige bedrijfskundige verantwoordingscyclus inclusief het begeleiden van de stakeholders in de uitvoer van hun verantwoordelijkheden;
• Het opzetten en uitvoeren van de belangrijkste bedrijfsvoeringsprocessen van de afdeling;
• Het volgen en najagen van de processtappen en de procesdeelnemers om de juiste uitvoering en output te realiseren;  
• Identificeren en vastleggen van bestaande processtromen;
• Actief zoeken naar verbeteringen en optimalisaties van bestaande (ondersteunende) processen en deze succesvol realiseren;
• Borgen van de financiële mechanieken in de bedrijfsvoering processen waardoor je bijdraagt aan een gezonde beheersing van de financiële stromen;
• Ondersteunen bij opzetten en inrichten van de projectondersteuning en -administratie voor de vastgoedketen;
• Als tactisch en strategisch aanspreekpunt het overzicht behouden in alle fases van de bedrijfsvoering processen.

Functie-eisen

• Minimaal een afgeronde bachelor opleiding;
• Bedrijfskundige of financieel gerichte invalshoek is een pré;
• Persoonlijke motivatie van max 400 woorden;
• Minimaal 5 jaar ervaring met de vastgoedketen;
• Minimaal 5 jaar ervaring met procesontwerp, -implementatie en -optimalisatie;
• Ervaring met de implementatie en borging van (bedrijfsvoering) processen;
• Ervaring met opzetten van projectondersteuning voor de vastgoedketen is een pré;
• Ervaring als een controller of met het in control brengen van een organisatie is een pré.

Competenties

Omgevingsgerichtheid
Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over de (inter)nationale, maatschappelijke, politieke en vakinhoudelijke ontwikkelingen. Deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie.

Organisatie sensitiviteit
Onderkennen van de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de eigen organisatie en daarnaar handelen.

Overtuigingskracht
Er in slagen anderen te winnen voor ideeën en plannen.

Plannen en organiseren
Overzien van werkzaamheden; doelen en prioriteiten stellen. Activiteiten, tijd en middelen plannen.