Programma ondersteuner strategische huisvesting

Introductie

Voor Waternet zijn wij voor 36 uur per week op zoek naar een programma ondersteuner strategische huisvesting. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

Voor het team programmateam strategische huisvesting van Waternet zoekt ELLBRU een programma-ondersteuner. Als nieuwe collega kom je terecht in programma team strategische huisvesting. Vanuit dit team worden diverse huisvestingsprojecten integraal aangestuurd. Dit betreffen projecten met raakvlakken op zowel B- en E-/W- als op werkplekconcept en inrichting. 

Functieomschrijving

Als programma-ondersteuner maak je deel uit van het strategisch huisvestingsteam. Je voert zowel ondersteunende secretariële, administratieve en/of organisatorische werkzaamheden uit. De secretariële taken betreffen o.a., archiveren, de voorbereiding van vergaderingen en het verzorgen van schriftelijke correspondentie. Je bewaakt de voortgang van informatiestromen en onderhoudt administratieve procedures. Je staat relaties te woord, verstrekt informatie en verwijst door. De facilitaire taken bestaan o.a. uit het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen en wat daarvoor en daarbij nodig is. 

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit: 

• Agendabeheer/Plannen afspraken;
• Ruimtes reserveren;
• Bezoekers/leveranciers aanmelden en begeleiden;
• Zorg dragen voor een actuele en correcte administratie;
• Het beheren van het Teams kanaal/ SharePoint archief van het SHT;
• Verzorgen van communicatie uitingen (flyers/poster/intranet meldingen);
• Het afstemmen met bewoners/floormanagers over werkzaamheden;
• Je ondersteunt de programma/projectmanagers;
• Projectondersteuning SHT;
• Het uitvoeren van Inventarisatiewerkzaamheden;
• Het bijdragen aan programma invulling;
• Het meldingenbeheer in Topdesk voor de locatie Spaklerweg.

Kantoor/Thuis werken = 75%/25%, dinsdag en donderdag op kantoor aanwezig zijn. Ze werken op de locaties Hoofdkantoor en Spaklerweg. 

Functie-eisen

• Minimaal afgeronde relevante opleiding op MBO niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in vergelijkbare functies in de afgelopen 5 jaar;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met projectmatig werken in de afgelopen 5 jaar;
• Kennis van Microsoft Office, Excel, Sharepoint, Outlook, MS Teams; 
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties: 

1. verbinden: medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren zowel binnen als buiten het team bemaling.
2. duidelijk communiceren: goed je eigen menig kunnen onderbouwen met heldere argumenten.
3. leiderschap: doelmatig ,resultaatgericht zijn, kunnen overtuigen en klantgericht werken.
4. innovatief: Innovatief zijn, ideeën verbeteren en probleemoplossend werken?
5. planmatig: organisatievermogen, zorgvuldig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken.
6. stressbestendig. je bent in staat om onder tijdsdruk te kunnen werken en je kunt goed schakelen.
7. analytisch; In staat om hoofd- en bijzaken te scheiden. 

Wensen:

• Opleiding management ondersteuning en/of Programma of Projectmanagement afgerond;
• Ervaring met/in gebouwbeheer en huisvesting;
• In bezit rijbewijs B;
• Ervaring met werken bij een (semi) overheid.