Projectleider aanbestedingen drukwerk / fotografie

Introductie

Voor het cluster communicatie van de gemeente Amsterdam zijn wij voor 24 -36 uur per week op zoek naar een projectleider (Europese) aanbestedingen drukwerk / fotografie. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

ELLBRU zoekt voor de Directie Communicatie zoekt een interim projectleider voor twee grote Europese aanbestedingen, te weten Drukwerk en Fotografie. De huidige raamcontracten lopen af en de totale financiële omvang ervan vraagt om een Europees aanbesteding. De voorbereiding van de aanbestedingen zijn gestart, er zijn inkoopteams met materiedeskundigen. Als interim projectleider ben je verantwoordelijk voor het hele aanbestedingstraject van A tot Z en het aansturen van deze multidisciplinaire inkoopteams met daarin de betrokken vakspecialisten, inkoper* en contractmanager. Alle organisatieonderdelen van de gemeente Amsterdam maken gebruik van deze contracten.

(*De afdeling Inkoop voert het tactische inkoopproces uit (specificeren, selecteren & contracteren) i.s.m. het inkoopteam.)

Als Projectleider aanbestedingen werk je vanuit het team Inkoop en Contracten van de afdeling Mensen en Middelen bij de Directie Communicatie. De afdeling zorgt o.a. voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers, informatiemanagement en beveiliging, contractmanagement & inkoop en procesontwikkeling.

Bij directie Communicatie werken alle communicatieprofessionals van de gemeente Amsterdam. Zij dragen bij aan begrijpelijke, toegankelijke en betrouwbare communicatie richting de Amsterdammer, de ondernemer, de bezoeker en de eigen organisatie. Directie Communicatie is een full-service organisatieonderdeel, vrijwel alle facetten van communicatie zijn belegd, zoals communicatieadvies, webredactie, social media expertise, woordvoering, evenementen, campagneadvies en tekst.

Functieomschrijving

De projectleider houdt zich gedurende de opdrachtperiode met de volgende werkzaamheden:

• Het opleveren van bovengenoemde resultaten;

• Aansturen projectteam;

• Projectplanning maken/bewaken;

• Voortgangsrapportages naar manager Contract & Inkoop, opdrachtgever en directie;

• Communicatie naar stakeholders.

Bovenstaande werkzaamheden worden gedurende de periode van 1 juli tot uiterlijk 31 januari 2025 verricht. De eindresultaten worden gedurende de looptijd van de aanbesteding opgeleverd volgens planning.

Achtergrondinformatie

Europese aanbesteding fotografie

Dit betreft de levering van fotografie-diensten. Het huidige contract eindigt april 2025. Doel is om in de zomer 2024 de aanbesteding op TenderNed te publiceren en in januari 2025 uiterlijk het contract te tekenen. Scope: opdracht omvat 700 foto opdrachten per jaar. Het doel is om tot een raamovereenkomst te komen voor een maximale periode van vier jaar. Het type opdrachten varieert van portretfotografie, fotografie van de openbare ruimte tot evenementen. De geraamde contractwaarde bedraagt (afgerond) circa €850.000 (exclusief BTW) gerekend over een maximale looptijd van vier jaar.

Europese aanbesteding drukwerk

De aanbesteding van het drukwerk van Amsterdam bevat meerdere onderwerpen.

• Drukken van de Gemeentekrant.

• Promotioneel drukwerk. Dit betreft de levering van promotioneel drukwerk zoals bijvoorbeeld folders, brochures, flyers en posters.

• Stationary drukwerk. Dit betreft o.a. briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, compliment kaarten, formulieren, mailings, bewonersbrieven e.d.

• Repro. Dit betreft het verzorgen van repro dienstverlening met als belangrijk speerpunt het drukken van vergaderstukken voor het college van B&W, de Gemeenteraad en raadscommissies.

• Brieven. Dit betreft personaliseerde brieven vanuit gemeentelijke directies, zoals brieven van de GGD en de gemeentelijke belasting.

Geschatte waarde van de nieuwe drukwerk contracten is € 15 miljoen. Er is een relatie met de Raamcontracten Grafische Vormgeving en Campagne Dienstverlening en met het Raamcontract Ongeadresseerde post (en geadresseerde post). Doel is om in de zomer van 2024 de aanbesteding te publiceren op TenderNed en uiterlijk december 2024 nieuwe contracten af te sluiten.

Resultaten

De volgende resultaten moeten worden opgeleverd:

• Opleveren van benodigde inhoudelijke informatie voor de aanbestedingsdocumenten (zoals werkwijze beschrijvingen; Programma van Eisen; Gunningscriteria, Nota van Inlichten etc.).

• Planning en voortgangsrapportages.

• Informatiebijeenkomst voor geïnteresseerde bedrijven tijdens de aanbestedingsperiode.

• KPI’s voor contractmanagement beschrijven

• Zorgdragen voor het beantwoorden van de vragen voor de Nota van Inlichtingen.

• Beoordeling van de offertes met het inkoopteam.

• Gunnings- en afwijzingsbrieven.

Functie-eisen

• Je beschikt minimaal over hbo/wo werk- en denkniveau;

• Persoonlijke motivatie van max 1 A4;

• Je hebt kennis van drukwerk;

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met project- programma- en/of procesmanagement;

• Je hebt aantoonbare ervaring met vergelijkbare (aanbestedings-)trajecten;

• Je hebt ervaring als sparringpartner op directie- en bestuursniveau en/of heeft hen (strategisch) geadviseerd.